Piko rivoluziona i processi di gestione documentale del noleggio

I processi di digitalizzazione hanno messo a disposizione dei noleggiatori soluzioni in grado di rendere la gestione della propria azienda sempre più rapida ed efficiente.

L’avvento delle tecnologie di intelligenza artificiale, da questo punto di vista, promette di amplificare ulteriormente le possibilità a disposizione delle aziende, con un impatto sul miglioramento della gestione del business che è ancora difficile da quantificare fino in fondo.

Un primo assaggio di questo ce lo può però fornire Piko, un innovativo software che utilizza l’intelligenza artificiale per efficientare la gestione dei documenti delle attrezzature.

Grazie a Piko, infatti, le aziende di noleggio possono rivoluzionare i propri processi di gestione documentale, migliorandone la qualità e l’accuratezza, riducendo gli errori ed eliminando tutte le attività di caricamento manuale e creazione di cartelle.

Naturalmente, questo consente anche di ridurre drasticamente la quantità di tempo necessaria per svolgere queste attività.

Una delle interfacce del software nella versione desktop

Che cos’è Piko

Piko nasce per risolvere due problemi importanti del settore del noleggio di macchine e attrezzature da cantiere, e in generale di tutti coloro che possiedono o gestiscono un parco macchine. In primis, sostituire il lungo e noioso lavoro manuale necessario per aggiornare, classificare e associare tutti i documenti di un asset all’asset stesso.

Analizzando il lavoro di alcune grandi aziende di noleggio in Europa, infatti, è stato stimato che occorre all’incirca mezz’ora per aggiornare i documenti di un singolo asset. Rendendo queste attività burocratiche eseguibili in poche minuti, i noleggiatori possono impiegare i propri collaboratori in attività più varie e produttive, migliorando così anche il loro grado di soddisfazione.

In secondo luogo, Piko fornisce un modo intelligente e a prova di errore per consentire agli utilizzatori delle macchine e delle attrezzature di consultare i documenti di cui hanno bisogno in modo immediato e intuitivo. Se la legge infatti impone di fornire insieme alle macchine a noleggio una documentazione che includa almeno i manuali operativi, l’utilizzo di copie cartacee implica la possibilità che tali documenti si perdano o vengano danneggiati.

Utilizzando Piko, è possibile digitalizzare tutta la documentazione relativa a una macchina in modo estremamente rapido e a prova di errore, rendendo i documenti accessibili in qualsiasi momento attraverso un semplice QR Code.

Come funziona il software

Nel concreto, Piko utilizza l’intelligenza artificiale per sostituirsi all’essere umano che deve leggere e classificare i documenti.

Grazie a una funzionalità di importazione massiva, è possibile caricare sulla piattaforma in un solo passaggio anche centinaia o migliaia di documenti privi di qualsiasi classificazione. Una volta caricati, l’intelligenza artificiale li legge ed è in grado di riconoscere la tipologia di documento e l’asset specifico a cui ciascun documento si riferisce. Attraverso il caricamento di questi documenti, Piko ricrea la struttura della flotta e associa automaticamente ciascuna macchina o attrezzatura presente con i relativi documenti.

Per associare le macchine vere e proprie alla cartella in cui sono stati inseriti i relativi documenti, poi, Piko implementa un’innovativa modalità di utilizzo dei QR Code che impedisce l’errore umano. Infatti, i QR Code generati da Piko sono neutri fintantoché non vengono fisicamente attaccati a una specifica macchina o attrezzatura.

Soltanto in quel momento, utilizzando la versione mobile del software (disponibile su login senza necessità di scaricare o installare niente sul computer o sullo smartphone), sarà sufficiente scattare una prima foto al QR Code e una seconda foto alla targhetta identificativa della macchina, contenente un codice seriale o un numero di riferimento, affinché sia sempre l’intelligenza artificiale a effettuare il collegamento senza possibilità di errore.

Scansionando il QR code con un qualunque smartphone, infatti, è possibile accedere ai documenti “pubblici” della macchina (ad esempio i manuali operativi), che per legge devono essere a disposizione di chiunque utilizzi la macchina stessa. Se si possiede un login, inoltre, si può accedere alla sezione “privata” con certificazioni, contratti e di tutta la restante documentazione di cui si può aver bisogno.

Tutti i noleggiatori interessati, possono richiedere una demo di presentazione del software a questa pagina.